FLOTTILJOMRÅDETS KAMRAT OCH VETERANFÖRENING

                      DAGORDNING STYRELSEMÖTE
                                                                                       
                  
Möte:                      Styrelsemöte september 2017
Tid:                       2017-09-21 kl 1500 – 1630(Övriga tider en särskilt beslut)                     
Plats:                       Ordinarie lokal, föreningens styrelserum
--------------------------------------------------------------------------------------


1. Öppnande av mötet.                                                                   Ordföranden

2. Fastställande av dagordning.                                             Sekreteraren

3. Föregående protokoll.                                                                  Sekreteraren
                      - Kvarstående frågor/beslut

4. Verksamhet                                                                  Ordförande + ansvariga

4.1 Ekonomi och medlemmar                                            Kassör
                      - Styrelsearvoden bort
                      - Medlemmar ej betalt 2017 - Åtgärd

4.2 Genomförd verksamhet                                            Ansvarig ledamot
                      - Föreningsresan 06-07
                      - Kamratbladet
                      - Nordiskt kamratföreningsmöte 06-14--19
                      - Möte med museikommittén 08-09
                          - Vidtagna åtgärder- mail Stefan N
                      - Regionalt SMKR möte Göteborg

4.3 Kommande verksamhet                                            Ansvarig ledamot
                      - Föredragskväll 11-23
                      - Filmafton 10-26
                      - Verksamhetsplan för 2018
                      - SMKR årsmöte 2018-04-10—11
                      - Utskick medlemmar 1ggr/år
                      - Valberedning inför 2018
                      - Prioritera åtgärder i styrelsen
                      respektive i museiverksamheten
                      - Samverkansmöte med andra
                      kamratföreningar i Halmstad

4.4 Behov av avdömningar för fortsatt arbete                       Ordförande

5. Veteranstöd                                                                             POC Veteranstöd

6. Traditionsärenden                                                                  POC Traditionsvård
                      - Traditionsplan förband
                      - Åtgärdsplan museum 2018

7. Kamratbladet.                                                                            Redaktör

8. Inkommen post/mail                                                                   Sekreteraren

9. Övriga frågor.
10. Beslut från styrelsemötet                                            Ordföranden
11. Nästa möte.                                                                  Sekteretaren
2017-11 -06   , 1500 – 1630

12. Ordföranden avslutar mötet.                                            Ordföranden

 




FLOTTILJOMRÅDETS KAMRAT OCH VETERANFÖRENING

    PROTOKOLL styrelsemöte
                
Möte:    Styrelsemöte
Tid:     2017-09-21    
Plats:     Ordinarie lokal, föreningens styrelserum 
Närvarande:    Hans Hansson, Per Olin, Kaj Hjelm (Adjungerad)
Förhinder:    Stefan Nordgren (Övn Aurora), Johnny Neinhart (Avsagt sig sitt styrelseuppdrag), Bengt-Åke Andersson (Semesterresa), Adjungerad Thomas Ericsson (Semesterresa), Thomas Grevholm (Övn Aurora), Ingmar Stenbeck(Arbete) 
--------------------------------------------------------------------------------------
1.    Ordföranden öppnande mötet.

Mötet var inte enligt stadgarna beslutsmässigt (skall vara 4 styrelsemedlemmar närvarande) men måste trots detta ta de beslut som måste tas m h t verksamheten då många styrelsemedlemmar av olika anledningar är frånvarande och nästa styrelsemöte ligger för långt fram i tiden

2.     Dagordningen fastställdes

3.    Föregående protokoll lästes upp.

Uppföljning av beslut tagit på styrelsemötet 2017-05-22:

Beslut: 2 juni tas beslut efter att ansvarig för den årliga resan planering Bengt Åke A kontaktat ordförande i frågan. Ärendet klart

Beslut: Johnny N tar fram artikel om FMTS nya fana till julnumret. Ärendet kvarstår

Beslut: Ordföranden fick i uppdrag att undersöka kostnad samt möjlighet att inköpa ett antal exemplar av FV 90-år. Ordförande har via mail sökt kontakt med personer på HKV men inte fått några svar. Ärendet kvarstår

Beslut: Stefan N kontrollera med SC om han avser överta förra SC roll som ansvarig utgivare för tidningen.  Besked meddelas ordförande samt Stefan Gustafsson så det kommer med i tidningen. Ordförande tog på sig att skicka till Stefan G en blänkare om social media till tidningen. Ordförande tog också på sig att skicka ett kort referat om SMKR till Stefan G. Ordförande skriver och fotograferar vid Kullabergsceremonin för tidningen och skickar underlaget till Stefan G. Ärendet klart

Beslut: Nordiskt kamratföreningsmöte genomförs i Halmstad 14-18 juni 2017. Ordförande tog på sig att medverka så mycket som det gick för kamratföreningens räkning.
Kommentar: Ordförande kommer att representera föreningen under det Nordiska kamratföreningsmötet. Ordförande deltog i planeringsmöte på Lv 6 den 12 maj. Den 17 juni skall 4 ”bussguider” ur kamratföreningen delta. Johnny N fick i uppdrag att kontakta lämpliga personer samt rapportera till Stefan Nordgren resultatet. Ärendet klart

Beslut: Styrelsen beslutar att ständigt medlemskap i Flottiljområdets kamrat- och veteranförening upphör att gälla i samband med detta verksamhetsårs utgång. F r om verksamhetsåret 2018 betalar alla medlemmar medlemsavgift.
Kommentar: Styrelsen kommer att leta igenom gamla protokoll för att kontrollera när och vad som nämndes i beslutet om ständigt medlemskap. Det är viss oordning i det som har arkiverats. Det finns ingen garanti att rätt protokoll hittats där det beslutet framgår.

Beslut: Nordiskt kamratföreningsmöte genomförs i Halmstad 14-18 juni 2017. Ordförande tog på sig att medverka så mycket som det gick för kamratföreningens räkning.
Kommentar: Ordförande kommer att representera föreningen under det Nordiska kamratföreningsmötet. Ordförande deltog i planeringsmöte på Lv 6 den 12 maj. Den 17 juni skall 4 ”bussguider” ur kamratföreningen delta. Johnny N fick i uppdrag att kontakta lämpliga personer samt rapportera till Stefan Nordgren resultatet. Ärendet klart

Beslut: Styrelsen tog beslut att valberedningen redan nu får i uppdrag att ta fram ett förslag på en styrelse som omfattar följande kompetenser inför 2018 års årsmöte;
- Ordförande
- Kassör
- Sekreterare
- Museiföreståndare/Traditionsansvarig ingående i styrelsen samt ansvarig för museet
- Rekryteringsansvarig
- Kommunikationsansvarig, ansvarig sociala medier
- Redaktionsansvarig Kamratbladet
- Verksamhetsplaneringsansvarig
- Veteranansvarig

Valberedningen måste rekrytera det maxantal, 9 st., av styrelseledamöter som föreningens stadgar medger om verksamheten skall kunna utvecklas, medlemsservicen ökas och ett bredare utbud på aktiviteter och information erbjudas. Till detta kommer de adjungerade ledamöterna från FMTS (1st) och MHS-H (1st).

Förutom att få in rätt kompetens i styrelsen så måste valberedningen säkerställa att de tänkta styrelsemedlemmarna förstår vad det innebär att ta ett förtroende uppdrag i en förening. Man avkrävs närvaro på styrelsemöten och en arbetsinsats även utanför dvs. mellan styrelsemötena.
Kommentar: Ordförande har pratat med valberedningens ordförande samt skickat allt underlag till valberedningen. Ett resultat av genomfört utskicka är att en frivillig hört av sig, Thomas Ericson, som kommer att adjungeras till styrelsen för resten av verksamhetsåret. Detta spontana initiativ tackat styrelsen för och ser gärna att fler anmäler sitt intresse att delta i styrelsen innevarande år. Ärendet är delvis klart
Valberedningen skall inbjudas till styrelsemötet den 6 november

Beslut: Styrelsen tog beslutet att när tid, pengar och arbetskraft finns skall bestämmelser och föreslag på medaljer samt andra presenter tas fram.
Kommentar: Frågan lever men skjuts på framtiden

Beslut: Ordförande tar upp förslagna förändringar i verksamhetsöverenskommelsen med CFMTS och C MHS-H och försöker få tillstånd en ny överenskommelse gällande till 2020
Kommentar: Ordföranden har lämnat in nytt förslag på verksamhetsöverens-kommelse med FMTS innehållande smärre justeringar mot det nu gällande. Ordförande kommer att kontakta C FMTS för att slutföra verksamhetsöverens-kommelsen 2017-2019. Detta sker i oktober efter övn Aurora

Beslut: Styrelsen beslöt att avvakta åtgärder på A32 Lansen tills myndigheten, FMTS, återigen gjort en undersökning av om det är möjligt att åtgärda planet samt kostnader för det.
Kommentar: Ordförande erhöll tidigare dokumentation i ärendet och skall efter genomläsning kontakta C FMTS för ett slutgiltigt beslut i ärendet. Ärendet tas upp vid mötet med C FMTS i oktober
    
Protokollet lades därefter till handlingarna

4.    Verksamhet
4.1 Ekonomi och medlemmar

Kassören redogjorde för det ekonomiska läget. Föreningen s ekonomi omfattar en kassa på 102 000 kr. Räkning på ca 5400: - är obetald så behållningen utgör efter betalning av räkningen 96 600 kr. Fortfarande inkommer det enstaka årsavgifter (2 st.) från medlemmar för 2017.

Kassören väckte frågan om vad man skall göra med de medlemmar som ännu inte betalt 2017 års medlemsavgift.

Beslut: Styrelsen beslöt att de medlemmar som till dagens datum, 2017-09-21, inte betalt sin medlemsavgift skall borttas ur medlemsregistret och utgår som medlem i Kamratföreningen. Medlemsavgiften skickas ut i april och skall vara betald före sista maj. Beslutet innebär att ca 30 medlemmar (betalande) tas bort. Hälften har inte betalt årsavgift 2015/2016 inklusive 2017 (ingår 3 st. adressat okänd och 1 avliden?) och 15 st. har inte betalt årsavgiften för 2017. Kassören ansvarig för att uppdaterar medlemsregistret efter genomförda strykningar.

Kassören väckte frågan om att ta bort det lilla styrelsearvode som utgår till styrelsemedlemmarna.
Beslut: Styrelsen beslöt att med hänsyn till bl. a föreningens ekonomi att inga styrelsearvoden skall utgå till styrelsen.

4.2 Genomförd verksamhet

Ordförande representerade Kamratföreningen och deltog den 14-18 juni i nordisk Kamratförenings möte i Halmstad. Arrangemangen var mycket uppskatta av deltagarna.

Ordförande genomförde ett möte med museikommittén den 9 augusti. Kommittén ville framlägga sina bekymmer med ett antal olika saker bl. a inpassering. Ordförande lovade att ta upp problemen med FMTS vid hans möte med C FMTS i oktober.

Kamratbladet nr 1 2017 har etiketterats och skickats ut i juli till medlemmarna.

Föreningsresan är genomförd. Årets resa gick till Göteborg och Volvo bilmuseum. Ett 10-tal medlemmar medföljde på resan.

Ordförande deltog den12 september i SMKR regionala möte väst i Göteborg. Ett 30-tal representanter från de flesta kamratföreningarna i väst hade mött upp. Respektive kamratförening fick under ca 2 minuter presentera sin förenings verksamhet. Utöver det så fick deltagarna information från SMKRs ordförande och sekreterare om vad som händer på central nivå. Protokoll från mötet kommer att läggas ut på hemsidan när protokollet är klart.

Bemanningen av museet har varit lägre än normalt under sommarmånaderna. En vattenläcka har åtgärdats av Fort V i museet.

4.3 Kommande verksamhet

Filmafton ordnas den 26 oktober. Museikommittén fick i uppgift att slå sina kloka huvud ihop och komma med förslag till ordförande på lämplig film att visa. Filmaftonen avslutas traditionellt med ärtmiddag på mässen.

Beslut: Museikommittén tar fram filmförslag och mailar det till ordförande som lägger ut informationen på hemsidan.

Föredragskväll blir det den 23 november. Då berättar Carl Olof Edman om sin tid med J29 i Kongo

SMKRs årsmöte är planerat till den 10-11 april 2018.

Styrelsen avser bara att göra ett utskick per år i pappersformat till medlemmarna. Förändringar, tillägg m m får medlemmarna hämta på föreningens hemsida,
http://www.flottiljomradetskamratforening.se.

Verksamhetsplan och prioriterade åtgärder för resten av året samt 2018 skall utarbetas samt skickas till medlemmarna i 2018 års utskick. Styrelsen fick i uppdrag att fundera på vilken verksamhet vi skall ha 2018. Detta skall diskuteras och beslutas på styrelsemötet den 6 november.

Beslut: Styrelsen fick i uppdrag att fundera på vilken verksamhet vi skall ha 2018. Detta skall diskuteras och beslutas på styrelsemötet den 6 november.

Valberedningen skall bjudas in till styrelsemötet den 6 november. Ordförande säkerställer att valberedningen får information om styrelsemötet den 6 november

Beslut: Valberedningen inbjuds, via ordförandes försorg, att delta i styrelsemötet den 6 november för att förbereda valet till årsmötet 2018 i mars.

Samverkan med andra kamratföreningar i Halmstad. Ordförande väckte denna fråga då han träffade de andra kamratföreningarna från Halmstad på det regionala SMKR mötet i Göteborg. Kallelse till detta möte kommer att komma senare i år.

Museet skall ta fram en verksamhetsplan/priolista för vad de avser genomföra 2018. Listan skall innehålla begäran om ekonomiskt stöd för genomförandet.
    
4.4 Behov av avdömningar för fortsatt arbete     

Inget

5.    Veteranstöd

Ingen verksamhet genomförd. Magdalena Ribbentjärn skall bjudas in till styrelsemötet den 6 november via ordförandens försorg.

6.    Traditionsärenden    

A32 Lansen
Inget nytt i denna fråga har framkommit

Förbandens traditionsplan saknas. Frågan hänger samman med att myndigheterna ser över vem som skall ta över dessa frågor då Johnny Neinhart gått i pension.

Skall skolförbanden ha en traditionsplan? Frågan tas upp med C FMTS i oktober.

Museikommittén måste utarbeta en årlig plan för vilka åtgärder man avser att jobba med under respektive verksamhetsår. Denna plan föredras i styrelsen och beslut om åtgärder sam t medel m m tas av styrelsen.  

Beslut: Museikommittén skall till styrelsemötet den 6 november ta fram en verksamhetsplan/priolista för vad de avser genomföra 2018. Listan skall innehålla begäran om ekonomiskt stöd för genomförandet.

7.    Kamratbladet

Arbetet med Kamratbladet nr 2 måste påbörjas. Styrelsen utsåg ordförande att kontakta Stefan Gustafsson för att undersöka läget med Kamratbladet nr 2 2017.
Innehåll kan vara;
- Händer idag på FMTS och MHS-H
- FMTS under övningen Aurora
- Skolverksamheten idag på MHS-H

8.    Inkommen post/mail

Brev har inkommit från Sigvard Enhammer. Ordförande läste upp brevet samt meddelade att han brevledes svarat Sigvard.

Kallelse till SMKR regionala möte inkom2017-06-19.

9.    Övriga frågor.

Kaj väckte frågan om hemsidan uppdatering. Vi kan se 2 vägar in. Dels genom kanalen att medlemmar skriver in till föreningen som läggs upp på hemsidan eller att den förses med raka skildringar om olika verksamheter.

10.    Beslut tagna av styrelsen på styrelsemötet 2017-09-21

Beslut: Styrelsen beslöt att de medlemmar som till dagens datum, 2017-09-21, inte betalt sin medlemsavgift skall borttas ur medlemsregistret och utgår som medlem i Kamratföreningen. Medlemsavgiften skickas ut i april och skall vara betald före sista maj. Beslutet innebär att ca 30 medlemmar (betalande) tas bort. Hälften har inte betalt årsavgift 2015/2016 inklusive 2017 (ingår 3 st. adressat okänd och 1 avliden?) och 15 st. har inte betalt årsavgiften för 2017. Kassören ansvarig för att uppdaterar medlemsregistret efter genomförda strykningar.

Beslut: Styrelsen beslöt att med hänsyn till bl. a föreningens ekonomi att inga styrelsearvoden skall utgå till styrelsen.

Beslut: Museikommittén tar fram filmförslag och mailar det till ordförande som lägger ut informationen på hemsidan

Beslut: Styrelsen fick i uppdrag att fundera på vilken verksamhet vi skall ha 2018. Detta skall diskuteras och beslutas på styrelsemötet den 6 november.

Beslut: Valberedningen inbjuds, via ordförandes försorg, att delta i styrelsemötet den 6 november för att förbereda valet till årsmötet 2018 i mars

Beslut: Museikommittén skall till styrelsemötet den 6 november ta fram en verksamhetsplan/priolista för vad de avser genomföra 2018. Listan skall innehålla begäran om ekonomiskt stöd för genomförandet.

Kvarstående beslut sen tidigare

Beslut: Johnny N tar fram artikel om FMTS nya fana till julnumret.

Beslut: Ordföranden fick i uppdrag att undersöka kostnad samt möjlighet att inköpa ett antal exemplar av FV 90-år.

Beslut: Styrelsen beslutar att ständigt medlemskap i Flottiljområdets kamrat- och veteranförening upphör att gälla i samband med detta verksamhetsårs utgång. F r om verksamhetsåret 2018 betalar alla medlemmar medlemsavgift.
Kommentar: Styrelsen kommer att leta igenom gamla protokoll för att kontrollera när och vad som sas i beslutet om ständigt medlemskap. Det är viss oordning i det som har arkiverats. Det finns ingen garanti att rätt protokoll hittats där det beslutet framgår.

Beslut: Styrelsen tog beslut att valberedningen redan nu får i uppdrag att ta fram ett förslag på en styrelse som omfattar följande kompetenser inför 2018 års årsmöte;
- Ordförande
- Kassör
- Sekreterare
- Museiföreståndare/Traditionsansvarig ingående i styrelsen samt ansvarig för museet
- Rekryteringsansvarig
- Kommunikationsansvarig, ansvarig sociala medier
- Redaktionsansvarig Kamratbladet
- Verksamhetsplaneringsansvarig
- Veteranansvarig

Valberedningen måste rekrytera det maxantal, 9 st., av styrelseledamöter som föreningens stadgar medger om verksamheten skall kunna utvecklas, medlemsservicen ökas och ett bredare utbud på aktiviteter och information erbjudas. Till detta kommer de adjungerade ledamöterna från FMTS (1st) och MHS-H (1st).

Förutom att få in rätt kompetens i styrelsen så måste valberedningen säkerställa att de tänkta styrelsemedlemmarna förstår vad det innebär att ta ett förtroende uppdrag i en förening. Man avkrävs närvaro på styrelsemöten och en arbetsinsats även utanför dvs. mellan styrelsemötena.
Kommentar: Ordförande har pratat med valberedningens ordförande samt skickat allt underlag till valberedningen. Ett resultat av genomfört utskicka är att en frivillig hört av sig, Thomas Ericson, som kommer att adjungeras till styrelsen för resten av verksamhetsåret. Detta spontana initiativ tackat styrelsen för och ser gärna att fler anmäler sitt intresse att delta i styrelsen innevarande år. Ärendet är delvis klart
Valberedningen skall inbjudas till styrelsemötet den 6 november

Beslut: Styrelsen tog beslutet att när tid, pengar och arbetskraft finns skall bestämmelser och föreslag på medaljer samt andra presenter tas fram.
Kommentar: Frågan lever men skjuts på framtiden

Beslut: Ordförande tar upp förslagna förändringar i verksamhetsöverenskommelsen med CFMTS och C MHS-H och försöker få tillstånd en ny överenskommelse gällande till 2020
Kommentar: Ordföranden har lämnat in nytt förslag på verksamhetsöverens-kommelse med FMTS innehållande smärre justeringar mot det nu gällande. Ordförande kommer att kontakta C FMTS för att slutföra verksamhetsöverens-kommelsen 2017-2019. Detta sker i oktober efter övn Aurora

Beslut: Styrelsen beslöt att avvakta åtgärder på A32 Lansen tills myndigheten, FMTS, återigen gjort en undersökning av om det är möjligt att åtgärda planet samt kostnader för det.
Kommentar: Ordförande erhöll tidigare dokumentation i ärendet och skall efter genomläsning kontakta C FMTS för ett slutgiltigt beslut i ärendet. Ärendet tas upp vid mötet med C FMTS i oktober


11.    Nästa styrelsemöte sker 2017-11-06, kl 1500 – 1630 på ordinarie sammanträdesplats



12.    Ordföranden avslutade mötet


Vid protokollet            Justeras


Hans Hansson            Hans Hansson
Sekr (tf)                Ordf